Perimetro legale e disclaimer di funzione
WorkFlux è una piattaforma SaaS verticale per la gestione delle presenze, dei dati retributivi e la preparazione dei flussi per le buste paga, destinata al mercato italiano ed europeo. L'applicazione si configura esclusivamente come strumento di data-entry, archiviazione organizzata e pre-elaborazione (data-cleaning).
L'applicazione non calcola le buste paga e non emette pareri fiscali, giuslavoristici o previdenziali. In Italia l'elaborazione dei cedolini è riservata ai consulenti del lavoro e ai professionisti iscritti agli albi competenti (Legge 12 gennaio 1979, n. 12 e norme collegate). L'output generato dalla piattaforma è una bozza tecnica o file riassuntivo (es. export in formato compatibile con software gestionali quali Zucchetti o TeamSystem) destinato alla validazione e alla firma finale di un professionista abilitato.
La responsabilità sulla veridicità, completezza e accuratezza dei dati inseriti resta interamente al titolare del trattamento (l'azienda cliente che utilizza la piattaforma). WorkFlux non risponde di errori derivanti da dati di input errati o incompleti, né sostituisce in alcun modo il professionista abilitato.
Ogni azienda cliente accede esclusivamente ai propri dati e a quelli dei propri collaboratori. L'isolamento tra tenant è garantito a livello di database tramite Row-Level Security (RLS), che impedisce qualsiasi visibilità incrociata tra aziende diverse.
L'utilizzo del servizio presuppone l'accettazione dei presenti termini e dell'Informativa Privacy. L'utente dichiara di essere autorizzato al trattamento dei dati dei dipendenti per conto dell'azienda.
Ogni operazione sui dati sensibili (creazione, modifica, eliminazione di presenze e cedolini, generazione AI, firma, approvazione del responsabile, esportazione del flusso) è registrata in un log di audit append-only immodificabile, con autore, data/ora e differenze dei valori. Il log è consultabile dalla sezione Audit Log e utilizzabile per ricostruire la catena di eventi in caso di ispezione dell'Ispettorato del Lavoro o della Guardia di Finanza. I record di audit non possono essere alterati né eliminati da alcun utente, amministratore incluso.
L'output del flusso paga è esportabile in formati standard interoperabili (CSV a separatore italiano e XML strutturato) mappati per l'import nei principali gestionali paghe italiani (Zucchetti, TeamSystem), al fine di eliminare la digitazione manuale da parte del consulente del lavoro. L'export resta una bozza tecnica destinata alla validazione del professionista abilitato.
I parametri fiscali (aliquote IRPEF, contributi INPS, detrazioni, riferimenti CCNL) sono gestiti in modo versionato con validità temporale tramite la sezione Regole Fiscali. L'applicazione utilizza sempre la versione attiva alla data di elaborazione ed espone la data di riferimento normativa nelle schermate di calcolo. Quando i parametri risultano obsoleti (oltre 12 mesi dalla data di validità), l'app avvisa esplicitamente l'utente. La responsabilità dell'aggiornamento delle regole spetta al titolare del trattamento.
Le presenze seguono un processo a tre fasi: caricamento (registrazione a cura di HR o del dipendente, stato "in attesa"), validazione (approvazione o respingimento da parte del responsabile abilitato) ed esportazione del flusso approvato. Solo le presenze approvate confluiscono nel flusso paga, riducendo alla radice gli errori umani di inserimento.
La piattaforma è gestita su infrastruttura Base44, SOC 2 Type II e ISO 27001 certificata, con dati cifrati a riposo e in transito. I record eliminati sono conservati per 30 giorni e ripristinabili dalla dashboard (Recently Deleted); gli snapshot di versione dei dati sono mantenuti secondo il piano (Elite: 7 giorni, Enterprise: 30 giorni). Per metriche RPO/RTO esplicite e accordi di disaster recovery enterprise-level si rinvia al Security Trust Center di Base44 e al supporto commerciale. WorkFlux non garantisce tempi di ripristino superiori a quelli dell'infrastruttura sottostante.
Il presente software è concesso come strumento di supporto tecnologico alla gestione dei dati di presenza e pre-elaborazione (data-cleaning).
L'accettazione di questa clausola in fase di onboarding è registrata con data, ora e utente nel log di audit immodificabile dell'applicazione.
L'accesso al servizio è subordinato a un abbonamento ricorrente mensile gestito tramite Stripe Billing (piani Starter, Professional, Enterprise). Il rinnovo della carta e l'emissione delle fatture sono automatici. L'accesso alla dashboard e l'export dei flussi sono vincolati allo stato "Attivo" dell'abbonamento: in caso di scadenza o fallimento del pagamento, l'accesso viene sospeso automaticamente fino al regolarizzo. Le fatture sono scaricabili dal portale fatturazione.