Trattamento dei dati personali ex Regolamento UE 2016/679 (GDPR)
Il titolare del trattamento dei dati è l'azienda cliente che utilizza WorkFlux. WorkFlux agisce in qualità di responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) per le operazioni di archiviazione e pre-elaborazione.
L'applicazione tratta dati personali e dati sensibili (art. 9 GDPR) relativi a lavoratori subordinati: dati anagrafici, codice fiscale, dati retributivi, dati di presenza, coordinate bancarie (IBAN). I dati sono trattati per le finalità di gestione amministrativa e preparazione dei flussi paga.
Il trattamento dei dati dei dipendenti caricati dai datori di lavoro si fonda sul consenso esplicito (opt-in) dell'interessato e sull'adempimento di obblighi legali/contrattuali. WorkFlux richiede la registrazione del consenso per ogni dipendente (campo "Consenso GDPR trattamento dati") con data di prestazione, prima di utilizzare i dati nei flussi di pre-elaborazione.
I dati sono isolati per tenant tramite Row-Level Security: ciascuna azienda accede solo ai propri dati e a quelli dei propri collaboratori. Le politiche di isolamento impediscono qualsiasi contaminazione o visibilità incrociata tra tenant diversi, a livello di database.
L'utente e gli interessati possono esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione).
L'azienda cliente può esercitare il diritto all'oblio direttamente dalla sezione Account: l'eliminazione cancella definitivamente dal database tutte le presenze, le buste paga, le anagrafiche dipendenti e il profilo azienda, senza lasciare residui di dati personali. L'operazione è irreversibile.
I flussi che utilizzano intelligenza artificiale per interpretare o organizzare i dati transitano tramite sub-processori documentati nella pagina Sub-processori IA. Il trattamento tramite tali servizi rispetta gli standard europei di conformità, tutelando il segreto aziendale e la privacy dei lavoratori.
I dati sono conservati per la durata del rapporto con il cliente e comunque per il periodo richiesto dagli obblighi di legge (in Italia, 10 anni per i documenti retributivi e contributivi). Alla cessazione i dati sono cancellati su richiesta dell'interessato.